Opiekun Gości to „pierwszy przyjaciel" osoby odwiedzającej klub – prowadzi gościa od pierwszego „dzień dobry" przy wejściu, przez zrozumienie, co się dzieje na spotkaniu, aż do momentu, gdy gość jest gotowy porozmawiać z VPM o dołączeniu.
zapisz się w Easy Speak (dokładnie tak, jak na inne funkcje)
poinformuj VPM o objęciu tej roli
⚙️ Przygotowanie
Przybądź 15-20 minut wcześniej, aby być gotowym na powitanie pierwszych gości
Zapoznaj się z agendą spotkania, abyś mógł/mogła wyjaśnić gościom, co się będzie działo
Przygotuj krótkie (2-3 zdania) na przedstawienie klubu (czym jest Toastmasters, co można zyskać)
Upewnij się, że znasz podstawowe informacje: harmonogram spotkania, role, jak wygląda ścieżka dołączenia do klubu, dane kontaktowe do VPM (zazwyczaj są dostępne w agendzie), aby przekazać je gościom zainteresowanym dołączeniem. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z VPM
Jeśli na spotkaniu nie ma VPM: przygotuj ulotki dla gości, aby rozdać je podczas przedstawiania gości (we współpracy z Prezesem klubu); znajdują się w naszej szafce
W trakcie spotkania:
Witaj gości przy wejściu ciepło i przyjaźnie i zadbaj, aby podczas spotkania goście nie zostali sami.
Przedstaw gościa innym członkom klubu. Jest to szczególnie ważne, jeśli gości jest więcej i nie będziesz mógł zaopiekować się wszystkimi na raz.
Krótko wyjaśnij, jak wygląda spotkanie i co się będzie działo
Podczas rozmowy zbierz podstawowe informacje i kontakt
Pokaż gdzie jest kuchnia i zachęć do zrobienia kawy/herbaty
Zaproś gościa do siedzenia w miejscu, gdzie będzie dobrze widział/widziała przebieg spotkania
W trakcie spotkania obserwuj gości - sprawdzaj czy rozumieją, co się dzieje
Delikatnie wyjaśniaj poszczególne części spotkania (np. “teraz będą pytania na rozgrzewkę - krótkie improwizowane odpowiedzi, w których mogą wziąć udział zarówno członkowie, jak i goście”)
Zachęcaj do udziału w pytaniach na rozgrzewkę lub gorących pytaniach, jeśli gość ma na to ochotę (bez naciskania!)
Jeśli na spotkaniu nie ma VPM, podczas ogłoszeń przekaż krótko informacje o możliwości dołączenia (w jaki sposób można dołaczyć, dlaczego warto, z kim się kontaktować)
Jeśli na spotkaniu nie ma VPM: zadbaj, aby podczas oficjalnego przedstawiania gości, każdy z nich otrzymał ulotkę o naszym klubie (we współpracy z Prezesem)
Po spotkaniu:
Zostań z gośćmi, odpowiedz na pytania
Podziękuj za przybycie, zaproś na integrację i kolejne spotkanie
W ciągu 24-48h wyślij wiadomość z podziękowaniem i linkiem do kolejnego spotkania
Jeśli na spotkaniu nie ma VPM, przekaż mu informacje: ilu gości było na spotkaniu, jak dowiedzieli się o klubie, jakie mają motywacje, kto planuje wrócić, kto interesuje się członkostwem, ewentualne uwagi
✅ Korzyści
Witanie i opiekowanie się gośćmi rozwija umiejętności nawiązywania kontaktów, empatię i identyfikowania potrzeb innych ludzi.
Jako Opiekun Gości masz wyjątkową okazję poznawać nowych ludzi, ich historie i motywacje. To często początek wartościowych znajomości i przyjaźni.
Jako Opiekun Gości masz bezpośredni wpływ na to, czy nowe osoby poczują się mile widziane i zdecydują się dołączyć. Dobre pierwsze wrażenie to klucz do wzrostu klubu.
Tłumaczenie gościom, jak działa Toastmasters, rozwija umiejętność jasnego i zwięzłego przekazywania informacji oraz dostosowywania komunikacji do odbiorcy.
💡 Pomyśl o tym!
Jak sprawiłbyś/sprawiłabyś, żeby ktoś nowy poczuł się jak w domu?
Co Ty chciałbyś/chciałabyś usłyszeć, gdybyś pierwszy raz odwiedził/odwiedziła klub Toastmasters?
Jak zachęcić do aktywności, nie wywierając presji?
Materiały dodatkowe
Ulotka dla gości z informacjami o klubie