Raz na semestr w naszym klubie odbywają się wybory na kolejną kadencję zarządu. Zapewnia to ciągłość działania klubu oraz dopływ nowych pomysłów i osób mających wpływ na kierunek w jakim wspólnie zmierzamy.
TL;DR Wybory są realizowane poprzez specjalnie organizowane spotkanie, które odbywa się zamiast regularnego co-wtorkowego wydarzenia. Najważniejsza część pracy odbywa się przed wyborami: zapoznajemy się z funkcjami w zarządzie, nominujemy członków oraz motywujemy wszystkich do udziału w głosowaniu (obecność obowiązkowa). Już na samym spotkaniu wygłaszamy mowy poparcia dla kandydata - conajmniej jedna mowa poparcia jest konieczna aby kandydat mógł startować. Następnie sam kandydat opowiada o swoim programie w "mowie wyborczej". Na koniec jest również czas na pytania, tutaj już do wszystkich kandydatów. Kolejnym elementem jest tajne głosowanie w trakcie którego wybierany jest zwycięzca. Nowy zarząd musi składać się conajmniej z 3 osób: prezesa, jednego wiceprezesa i sekretarza, bez nich wybory muszą zostać powtórzone.
zaznacz obecność na wydarzeniu
wypełnij formularz z nominacjami
przemyśl swoją kandydaturę
Wybory można przeprowadzić tylko jeśli jest kworum na spotkaniu, czyli musi być obecnych co najmniej 51% członków, którzy opłacili składkę.
Nowy zarząd musi się składać z przynajmniej 3 osób: prezesa, jednego wiceprezesa i sekretarza.
Przebieg głosowania:
Prowadzący ogłasza nominowanych w kolejności alfabetycznej. 📢
Żeby nominowany mógł zostać kandydatem, musi otrzymać mowę poparcia. Jeśli nikt nie wygłosi mowy poparcia, dany nominowany odpada z rywalizacji. Można wygłosić mowę poparcia dla więcej niż 1 osoby na dane stanowisko. Mowa poparcia trwa 1 minutę. Wygłaszane są w kolejności: najpierw dla kandydata 1, potem dla kandydata 2 itp. 🗣️
Prowadzący pyta kandydatów, czy zgadzają się na wybór na stanowisko. Jeśli tak, wygłaszają mowę wyborczą. Jeśli nie, rezygnują z kandydowania. 🤷♂️
Po wygłoszeniu mów wyborczych, prowadzący trzykrotnie pyta, czy są inni kandydaci. W tym momencie można zgłosić swoją kandydaturę lub zgłosić kogoś innego (w tym przypadku od razu zgłaszający wygłasza mowę poparcia dla zgłaszanego kandydata). Jeśli pojawią się nowi kandydaci, powtarzamy pkt 2 i 3 🔄
Pytania do kandydatów (w przypadku gdy jeden z kandydatów jest nieobecny i nie ma z nim kontaktu, na pytania odpowiadają tylko obecni kandydaci). ❓
Prowadzący zamyka zgłoszenia i przechodzimy do głosowania. 📥
Jeśli jest jeden kandydat, na karcie do głosowania wpisujemy jego imię i nazwisko, a obok "TAK" lub "NIE". Jeśli ponad połowa głosujących zaznaczy "NIE", kandydat nie zostaje wybrany. Jeśli jest 2 lub więcej kandydatów, na karcie wpisujemy wszystkich w kolejności alfabetycznej i zaznaczamy numer wybranego kandydata. Wybrany zostanie ten, kto otrzyma najwięcej głosów. 🗳️
Na początek zapoznaj się z opisami ról poniżej
Zostań nominowany poprzed formularz (link pojawi się na grupie przed wyborami)
Otrzymaj mowy poparcia na spotkaniu (min 1, max 3)
Przygotuj 1-2 minutową mowę wyborczą
Bądź gotowy do odpowiedzi na trudne pytania 😁
Nominacje | Toastmaster 1 min
Mowy poparcia | Kandydat #1 1-3min
Mowa wyborcza | Kandydat #1 1-2 min
Mowy poparcia | Kandydat #2 1-3min
Mowa wyborcza | Kandydat #2 1-2 min
Nominacje Last Minute | Toastmaster
Pytania | Kandydaci 4 min
Głosowanie | Wszyscy 2-3 min
Prezes
Wiceprezes ds. Edukacji
Wiceprezes ds. Członkostwa
Wiceprezes ds.PR
Skarbnik
Sekretarz
Sierżant
✔️Dba o realizację misji klubu.
Współpracuje ze wszystkimi członkami zarządu.
✔️Przewodniczy cotygodniowym spotkaniom klubu.
✔️Organizuje i przewodniczy spotkaniom zarządu.
✔️Przekazuje członkom ustalenia ze spotkań zarządu i inne ważne informacje na ogłoszeniach klubowych.
✔️Odpowiada za sukcesy i porażki klubu.
✔️Zauważa problemy, zachęca do wspólnego ich rozwiązywania.
✔️Współpracuje z poziomem Area (głównie z Area Directorem).
✔️Reprezentuje klub na zewnątrz.
✔️Dba o przestrzeganie zasad określonych przez Toastmasters International.
✔️Reprezentuje klub na District Council Meeting i ma prawo głosu przy podejmowaniu uchwał
✔️Uczestniczy w Area Council Meetings z prawem głosu
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
✔️Dba o jak najwyższy wynik w programie oceny klubu Distinguished Club Program
✔️Ma uprawnienia Base Camp Managera
🤓📚Czego uczy ta funkcja? Zostając prezesem masz okazję w praktyce przetestować swoje umiejętności liderskie. Twoim zadaniem jest bycie twarzą klubu i motywowanie innych swoją postawą. Jest to też doskonała rola do ćwiczenia strategicznego myślenia - nie liczy się tylko twoja kadencja ale również zostawienie klubu w dobrej kondycji i przekazanie go w odpowiednie ręce.
✔️Akceptowanie i wyznaczanie mów
✔️Zgłaszanie osiągnięć edukacyjnych do centrali na toastmasters.org -VPE
✔️Organizacja konkursu - znalezienie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie konkursu, pomoc
✔️Zapewnienie pełnej obstawy funkcji na spotkaniach
✔️Praca nad zdobyciem punktów DCP
✔️Dbanie aby w klubie działał program mentorski.
✔️Easy Speak (przydzielanie mów, tworzenie spotkań, monitorowanie)
✔️Śledzi postęp edukacyjny członków w Base Camp Manager
✔️Odpowiada za rozwój członków klubu (śledzenie postępów, motywowanie do obejmowania funkcji, realizacji mów, doradztwo w wyborze ścieżek edukacyjnych Pathways itp.)
✔️Uczestniczy w Area Council Meetings z prawem głosu
✔️Reprezentuje klub na District Council Meeting i ma prawo głosu przy podejmowaniu uchwał
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
🤓📚Czego uczy funkcja? Towarzyszenia w rozwoju edukacyjnym członków. Uczy jak motywować, wspierać w obieraniu funkcji i wygłaszaniu mów. Możesz poznać pracę i procesy w systemie Toastmasters - np. akceptowania próśb o ukończenie poziomu na ścieżce rozwojowej, zdobywania punktów dla klubu. W czasie jej pełnienia możesz nauczyć się organizować i współpracować przy tworzeniu wydarzeń takich jak konkurs klubowy. Będąc “VP-Edu” możesz nauczyć się wielu umiejętności. Bardzo cenna jest nauka współpracy z całym zarządem, a szczególnie z prezesem💥
✔️Rekrutacja do Klubu
✔️Witanie członków i gości przy wejściu na spotkanie
✔️Kontakt z gośćmi
✔️Zachęcanie gości do wstąpienia do klubu
✔️ Dbanie o rejestracja nowych członków w systemie
✔️Poinformowanie prezesa i innych członków zarządu kto został nowym członkiem (informacja na grupie Zarządu)
✔️Dbanie o atmosferę klubową (integracje)
✔️Promowanie członkostwa w klubie
✔️Planowanie ilości członków w klubie
✔️Odpowiada za kampanie członkowskie (spotkania demonstracyjne)
✔️Uczestniczy w Area Council Meetings z prawem głosu
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
📚🤓Czego uczy funkcja? Przede wszystkim otwartości na innych, komunikacji i zawierania nowych znajomości. W czasie jej pełnienia nabywa się również umiejętności organizacji wydarzeń oraz współpracy w grupie jaką jest zarząd. Więc jeśli czujesz że to są twoje obszary lub właśnie chciałbyś nad nimi popracować to idealna funkcja dla Ciebie!
✔️Przygotowywanie informacji o najbliższych spotkaniach klubu
✔️Przygotowywanie grafiki i wydarzenia na stronę facebook’ową
✔️Dbanie o dobry PR klubu
✔️Promowanie klubu na różnych kanałach (prasa, internet, twitter, marketing szeptany)
✔️Przygotowuje grafiki dla klubu
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
📚🤓 Funkcja uczy jak w praktyce stosować marketing, jak wybrać odpowiedni przekaz, a dodatkowo daje możliwość zaznajomienia się z prowadzeniem social mediów
✔️Umiejętnie zarządza finansami klubu, odpowiada za realizację budżetu klubu.
✔️Informuje wiceprezesa do spraw członkostwa o wpłatach nowych członków.
✔️Wymienia zł/$ po możliwie najlepszym kursie.
✔️Odpowiada za terminowe zebranie składek członkowskich i uiszczanie opłat do Toastmasters International za nowe jak i przedłużające członkostwo w klubie osoby.
✔️Prowadzi historię wpływów oraz obciążeń konta klubowego.
✔️Prowadzi historię paragonów, faktur.
✔️Co kwartał raportuje o wpływach i wydatkach oraz aktualnym stanie konta klubowego.
✔️Udziela wszelkich informacji związanych z finansami klubu zainteresowanym osobom.
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
📚🤓Funkcja skarbnika uczy sumiennego podejścia do zadań oraz pozwala zapoznać się z zarządzaniem finansami. Oprócz tego Skarbnik ma możliwość ćwiczenia umiejętności związanych z obsługą klienta.
✔️Pisanie raportów ze spotkań zarządu
✔️Trzymanie dokumentów klubowych
✔️Sprawuje nadzór nad korespondencją klubową
✔️Ma uprawnienia Base Camp Managera
✔️Zgłasza listę zarządu na www.toastmasters.org po wyborach
✔️Uczestniczy w Club Officer Training (COT) - szkoleniu dla oficerów klubu 2x w roku
🤓📚Oto relacja osoby pełniącej tą funkcję. Co udało się nauczyć?
”Funkcja sekretarza sprawiła że wiem co się dzieje w klubie, na czym polega organizacja działań mających na celu rozwój klubu, a zarazem jego członków. Dzięki objęciu tej funkcji nauczyłem się raportować przebieg spotkań dzięki wyrobieniu w sobie umiejętności skupienia na najważniejszych rzeczach i ustaleniach podjętych w trakcie. Ponadto dzięki nadzorowaniu korespondencji klubowej poznałem strukturę toastmasters pod względem połączeń jakie mogą tworzyć się pomiędzy zaprzyjaźnionymi klubami na przykład zaproszenia dla sędziów z innych klubów na konkursy organizowane w naszym klubie".💥
Zadaniem Sierżanta w klubie Toast Masters jest zapewnienie, aby spotkanie mogło się odbyć od strony organizacyjnej. Jest to kluczowa rola, która obejmuje następujące obowiązki:
✔️Dbanie o dostępność materiałów: Sierżant musi upewnić się, że wszystkie niezbędne przedmioty, takie jak balotki i podkładki, są dostępne i gotowe do użycia podczas spotkania.
✔️Organizacja i ustalanie zasad: Sierżant odpowiada za ustalanie i egzekwowanie reguł dotyczących korzystania z materiałów oraz zapewnienie, że wszystkie procedury są przestrzegane.
✔️Kontakt i logistyka: Sierżant jest odpowiedzialny za umawianie sal, co wymaga skutecznej komunikacji z osobami zarządzającymi lokalem oraz innymi członkami klubu.
📚🤓 Pełnienie tej funkcji pozwala na rozwijanie umiejętności przywódczych i organizacyjnych, takich jak zarządzanie czasem, dbałość o szczegóły oraz skuteczna komunikacja. Dzięki temu stanowisku zyskasz cenne doświadczenie w planowaniu i koordynacji, co pomoże Ci w dalszym rozwoju zarówno w ramach Toast Masters, jak i w życiu zawodowym.💥
Wybierz termin spotkania wyborczego z wyprzedzeniem
Informuj na ogłoszeniach kiedy będą wybory oraz, że obecność jest obowiązkowa
Stwórz formularz z nominacjami na funkcje i udostępnij go członkom
Dobrą praktyką jest też zrobienie wydarzenia na Whatsapp, przypięcie go na kanale i wrzucenie linków formularza oraz tej strony do opisu
Przed spotkaniem zapytaj się nominowanych czy będą startować - w ten sposób zaoszczędzisz czas na spotkaniu
Upewnij się przed spotkaniem, że będzie kworum. Pamiętaj, nieobecni mogą wyznaczyć "proxy".
Przygotuj agendę
Znajdź chronometrażystę
Znajdź 2 osoby do liczenia głosów
Przygotuj dokładną agendę lub w punktach - poszczególne bloki mają powtarzalną strukutrę a nad długością ciężko jest zapanować bo mogą być kandydatury na ostatnią chwilę, zatem najcześciej kończy się rozjechaniem z agendą. Tutaj więc pragmatyczne pytanie czy warto poświęcać czas aby to rozpisywać co do minuty.
Przygotuj alfabetyczną listę nominowanych na każdą rolę
Przeprowadź wybory
przygotuj kartki do głosowania i długopisy
przygotuj miejsce do liczenia głosów
sprawdź kworum (min. 51% czlonków z opłaconą składką)
Otwarcie spotkania
Podziękowania dla poprzedniego zarządu
Wyjaśnienie zasad wyborów
Blok wyborczy (per rola)
Nominacje | Toastmaster 1 min
Mowy poparcia | Kandydat #1 1-3min
Mowa wyborcza | Kandydat #1 1-2 min
Mowy poparcia | Kandydat #2 1-3min
Mowa wyborcza | Kandydat #2 1-2 min
Nominacje Last Minute | Toastmaster
Pytania | Kandydaci 4 min
Głosowanie | Wszyscy 2-3 min
Podsumowanie wyników
Zakończenie spotkania
Nowy zarząd musi się składać z przynajmniej 3 osób: prezesa, jednego wiceprezesa i sekretarza.
Prezes może być maksymalnie dwie kadencje z rzędu na stanowisku, potem jest wymagana conajmniej przerwa na jeden semestr
Dobrą praktyką jest aby proaktywnie rozmawiać z potencjalnymi kandydatami, najlepszą osoba do tego jest obecny prezes oraz potencjalny następca