Toastmaster to mistrz ceremonii spotkania/manager spotkania. Ustala temat, kompletuje zespół funkcyjny, przygotowuje agendę i dba o to, aby całe wydarzenie przebiegało zgodnie z planem, w dobrej atmosferze i na czas.
W trakcie spotkania kilka razy pojawia się na scenie: zapowiada części programu, nawiązuje do poprzednich wystąpień, komentuje sytuację i dba o płynność przejść.
Aby zostać Toastmasterem, poproś Prezesa albo Wiceprezesa ds. Edukacji o wpisanie Cię na rolę Toastmastera w EasySpeak.
Po wpisaniu w EasySpeak przejmujesz koordynację przygotowań zgodnie z checklistą poniżej.
⚙️ Przygotowanie
Zadania przed spotkaniem (checklista Toastmastera)
Obsadź role obowiązkowe i znajdź chętnych na:
Chronometrażystę
Głównego recenzenta
Mówców
Recenzentów dla mówców
Dopilnuj wpisów w EasySpeak
Przypilnuj, żeby wszystkie osoby funkcyjne wpisały się do EasySpeak.
Spotkanie może odbyć się bez pozostałych ról, ale warto zadbać, aby były obsadzone – wtedy spotkanie jest bardziej urozmaicone.
Promocja spotkania
Skontaktuj się z szefem PR i poproś o post na Facebooku.
Przekaż: temat spotkania + 2–3 zdania opisu. Zrób to tydzień przed spotkaniem!
Udostępnij wydarzenie
Tworzenie agendy (i jak ją edytować)
Agenda jest w formie templatki Google Sheets (szablonu), więc zwykle nie da się jej edytować bezpośrednio. Żeby przygotować agendę na swoje spotkanie, zrób kopię na swoim Dysku Google i edytuj już własną wersję:
Otwórz szablon agendy Agenda Templatka
Upewnij się, że jesteś zalogowany(-a) na swoje konto Google.
Wybierz: Plik → Utwórz kopię (ang. File → Make a copy).
Nadaj nazwę, np. Agenda – 2025-01-15 oraz wybierz folder na swoim Dysku (np. „Toastmasters / Agendy”).
Kliknij Utwórz kopię.
Od tego momentu edytujesz już swoją wersję, a nie oryginalny szablon.
Gotowa agenda – co dalej?
Dzień przed spotkaniem wyślij gotową agendę na grupę aktywnych członków na WhatsApp.
Wydrukuj agendę (około 20 egzemplarzy) i przynieś na spotkanie.
Podczas spotkania
Informuj o zasadach spotkania, agendzie, przypominaj o udzieleniu informacji zwrotnej na przygotowanych karteczkach.
Poprowadź część pytań na rozgrzewkę, zapowiadaj poszczególne części spotkania oraz mówców/recenzentów.
Dbaj o atmosferę, m.in. poprzez inicjowanie braw. W przypadku obecności nowych osób informuj o przebiegu spotkania, podawaniu sobie ręki na scenie itp.
Dbaj o to, żeby spotkanie rozpoczęło się i zakończyło o czasie.
W końcowej części spotkania poproś gości o opinię o spotkaniu, na zakończenie zrób pamiątkowe zdjęcie.
Dbaj o pozostawienie porządku w miejscu spotkania i zamknięcie sali (pomaga w tym sierżant).
✅ Korzyści
Jak chcesz, żeby ludzie czuli się na spotkaniu, które prowadzisz?
Co najbardziej buduje “flow” spotkania: tempo, jasne komunikaty, energia, a może porządek?
Jak zareagujesz, jeśli nagle wypadnie ważna rola?
Gdy zapisałeś/aś się na spotkanie i nie dasz rady go poprowadzić to musisz znaleźć osobę która Cię zastąpi.